A pesar de lo que muchos pensaban, era un hecho constatado que, tarde o temprano, la modalidad de teletrabajo se iba a terminar implantando en gran variedad de sectores. Sin embargo, las circunstancias derivadas de la pandemia han precipitado que las empresas envíen a sus trabajadores a casa para frenar el avance del virus.
Tal ha sido la premura de este cambio de paradigma, que ha pillado desprevenido a todo el mundo. Por ello, es muy posible que, a la hora de adecuar un lugar de trabajo en el domicilio, los esfuerzos se hayan centrado únicamente en el nivel tecnológico y el ergonómico.
Pero ¿qué más se necesita para que tus empleados se adapten al teletrabajo?
Trabajar desde casa exige una buena gestión y organización del trabajo entre los empleados para mantener la productividad, la inspiración y la motivación.
Es esencial, por tanto, ver qué medidas debe asumir el departamento de Recursos Humanos para coordinar y liderar sus equipos en remoto de forma óptima y efectiva.
7 medidas para liderar y motivar un equipo en remoto
1. Mantener una comunicación habitual y directa con los trabajadores
Se trata de uno de los elementos vitales para el funcionamiento de cualquier organización.
No tener a las personas físicamente cerca a la hora de trabajar puede dificultar que los equipos entiendan las tareas asignadas, cómo hacerlas o los plazos de entrega. Así pues, se hace necesario una comunicación fluida que permita compartir toda la información pertinente para que se desempeñen adecuadamente la labor de cada uno.
Uno de los mejores métodos es establecer reuniones breves, dinámicas y diarias por videoconferencia. Además de optimizar el entendimiento, se mejora la relación con el trabajador –gracias al cara a cara– y la sensación de pertenencia al proyecto y cohesión como equipo. También son beneficiosas para mantener un orden y una rutina tanto personal como laboral.
2. Organización y cohesión
Igual de importante que la comunicación es la organización del trabajo, la distribución de las tareas y la puesta en común final.
Un teletrabajo productivo implica la creación de flujos bien definidos, la repartición de tareas acorde a las habilidades y el puesto de cada uno de los miembros del equipo, y el establecimiento de guías o procedimientos que marquen la homogeneidad en los procesos y las entregas. Es vital dar visibilidad a todo el equipo y que se reme en la misma dirección.
Además, una buena organización del trabajo conlleva la capacidad de ceder el control, es decir, delegar para aprovechar las capacidades de los trabajadores. Un liderazgo colectivo aumenta tanto la confianza como la motivación.
3. Planificación, seguimiento y evaluación de resultados
Para evitar las cargas de trabajo excesivas y no equitativas, así como para respetar el cumplimiento de horarios que permitan la conciliación con la vida familiar, es importante elaborar una planificación del trabajo.
Se debe fijar una serie de objetivos –y darlos a conocer a los trabajadores– para realizar un seguimiento eficaz del cumplimiento de las tareas en el trabajo en remoto.
Los objetivos SMART –específicos, medibles, alcanzables, realistas y definidos en el tiempo– presentan una forma eficaz de realizar un seguimiento de progreso, así como de evaluar los resultados y efectuar las correcciones necesarias.
La valoración y la retroalimentación son dos herramientas muy eficientes de motivación y superación para el equipo.
4. Disponibilidad constante
Si algo han aportado las nuevas tecnologías a nuestras vidas, es la posibilidad de acercar los que están lejos. Esto se debe aplicar al entorno laboral.
Igual que en la oficina se tenía la puerta abierta para todos los empleados, en remoto se debe mantener un método de escucha que nos haga accesibles como líderes. El equipo tiene que saber que tienen un apoyo, alguien disponible para escucharles, para ofrecerles soluciones y facilitarles el trabajo, ya que trabajar en remoto, no implica hacerlo en solitario.
5. Formación
De la misma forma que se mantienen los horarios laborales o las reuniones con la modalidad en remoto, es importante seguir incentivando al trabajador con acciones formativas. Las grandes empresas están apostando por esta vía para motivar a los empleados y aportarles momentos distendidos para compensar tantas horas sin salir de casa.
Fomentar el desarrollo del equipo ofreciéndoles talleres, webinars o cursos útiles para llevar a cabo su trabajo. Por ejemplo, en el área de idiomas, se han incrementado enormemente las solicitudes de contratación de clases de inglés para empresas por videoconferencia.
6. Liderazgo con el ejemplo
De nada sirven estas medias si no van acompañadas de un buen liderazgo, en temas de puntualidad, agilidad o aportación.
No hay que dejar de tener presente que lo más importante en cualquier empresa son las personas. Es por ello que, como líder, se deberá ser autodidacta y contar con una serie de habilidades de motivación, organización, empatía o transmisión de confianza. Si el equipo cuenta con un buen líder, en el que se vea reflejado, se sentirá mucho más cómodo y seguro a la hora de trabajar y esto repercutirá en unos resultados mucho más productivos.
Igual que en la gran mayoría de las empresas, en Kleinson, también hemos optado por la modalidad de teletrabajo para poder continuar con nuestra actividad sin exponer a nadie a ningún riesgo de contagio. Tal y como se puede ver en nuestra página dedicada a la adaptación por el COVID-19, desde el principio se tomaron las medidas oportunas tanto para que todo el equipo pudiese trabajar cómodamente desde casa como para que se mantuviese el mismo contacto, apoyo, motivación y colaboración que en nuestras oficinas.
Además, esta filosofía motivadora se ha extendido a todos nuestros profesores, quienes se han esforzado al máximo para poder hacer más amenos estos meses gracias a sus clases de idiomas por videoconferencia.
