Mejores formas de gestionar reuniones en inglés

Los viajes de negocios se han vuelto un arma empresarial totalmente efectiva, ya que en ellos se suelen concretar proyectos con más prontitud, al igual que planificar nuevos negocios. Estos viajes de negocios suelen ser alrededor del mundo con distintos tipos de personas de diferentes lenguas, por lo que estar preparado para cualquier situación es una necesidad.

Por lo general, el inglés suele ser el idioma más utilizado a nivel mundial, por lo que gestionar y preparar reuniones en este idioma será clave para alcanzar el éxito deseado.

Sin embargo, en Kleinson te ofrecemos algunas de las mejores formas para desempeñarte de la manera más idónea en estas reuniones.

Consejos para manejar una reunión de trabajo en inglés

Define el tipo de reunión y los objetivos

Lo primero que debes tener claro es el tipo de reunión a la que asistirás y cuáles serán sus objetivos, así podrás saber en qué tono de voz debes hablar para concretar un negocio. Además, de esta manera también podrás saber qué información vas a obtener de vuelta.

Familiarízate como oyente

Otra cosa que te puede ayudar es asistir a otras reuniones como oyente, así podrás familiarizarte con todo el proceso y la forma de presentar cada información dependiendo del tipo de reunión.

Estudia muy bien el lenguaje en el que se manejara la reunión

De hecho, puedes aprender frases en inglés un poco más informales según sea el caso para hacer que la reunión sea más fluida y no tan rígida.

Conoce a las personas que asistirán a la reunión

Si tienes la posibilidad, puedes escuchar audios de conversaciones con acentos similares para sentirte mucho más seguro del diálogo y la fluidez con la que se hace.

Prepara los temas y las posibles respuestas

Normalmente en estas reuniones se suelen presentar diferentes tipos de situaciones que valdría la pena tener en cuenta, por lo que conviene pensar con anterioridad en las soluciones a estos problemas.

Para ello, prepara una lista de preguntas y respuestas que te ayuden a estar preparado en este tipo de situación.

Practica una y otra vez hasta interiorizar tu discurso

Al dirigir una reunión de negocios en inglés la mejor manera es practicar una y otra vez: practica tu discurso delante de otra persona o frente al espejo, para interiorizarlo y poder expresarlo de manera fluida.

Anota las dudas

Durante la reunión anota los puntos que no hayas entendido e investígalos cuando termine la misma, así podrás ir resolviendo tus dudas.

Ejemplos y expresiones para dirigir una reunión

Se pueden decidir muchas cosas en una reunión: nuevos protocolos, nuevas estrategias o nueva dirección; por ello, es importante estar preparado para realizarlas en inglés. Así pues, te ofrecemos esta serie de ejemplos que te serán de gran utilidad en tus reuniones.

Planificar/confirmar una reunión

En el momento de concretar una cita en inglés, lo primero es fijar una fecha. En este caso puedes decir:

• “Please let me/us know about the days and times that suit you best.” (Por favor déjenos saber qué días y que hora le conviene.)
• “Are you available on 5^th june? (¿Está disponible para el 5 de junio?)

Una vez que se confirme la reunión podrías decir:

• “The meeting will take place at the head office.”  (La reunión tendrá lugar en la oficina central.)

Para agregar una frase amigable y crear contacto podrías decir:

• “Please feel free to contact me if you have any questions.” (Por favor, no dude en contactarme si tiene alguna pregunta.)

Aplazar la reunión

En el caso de que algunas de las personas convocadas a la reunión no puedan asistir y se vea necesario aplazar la reunión, podría decir:

• “I’m afraid I can meet on…” (Me temo que no podemos encontrarnos…)
• “Would it be possible to arrange another time?” (¿Sería posible organizarnos para otro momento?)

Encabezar la reunión

Si te toca dirigir la reunión, es importante que conozcas el vocabulario y expresiones necesarios para hacer de mediador a lo largo del encuentro.

• “A summary of the minutes will be sent out.” (Se enviará un resumen de las actas.)
• “That is not in line with our company policy/goals.” (Eso no está en consonancia con la política o los objetivos de nuestra empresa.)
• “Let’s not get sidetracked.” (No nos apartemos.)
• “Let’s focus on…” (Centrémonos en…)
• “Let’s wait for a few other people to arrive/minutes.” (Esperemos a que lleguen algunas personas/minutos.)
• “I’ll hand out the agenda for today’s meeting.” (Entregaré el orden del día de la reunión de hoy.)

Expresar tu opinión

Toda reunión requiere saber expresar tu opinión en inglés. Para ello, te dejamos unas cuantas formas de hacerlo:

• “I see where you’re coming from.” (Veo dónde quieres llegar.)
• “Judging by your…” (A juzgar por su…)
• “Taking that into account, I think…” (Teniendo eso en cuenta, creo que…)

En definitiva, para manejarse libremente en las reuniones de trabajo en inglés no basta con una enseñanza completa del idioma, sino que también se hace necesario conocer el vocabulario específico de las reuniones, y, sobre todo, practicar una y otra vez hasta sentir que se controla el tema.

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