El creciente volumen de responsabilidades y distracciones ha hecho que la gestión del tiempo, un recurso tan limitado y preciado, sea un factor esencial en todas las dimensiones de nuestra vida. En consecuencia, conocer las técnicas que nos permitan optimizar nuestro tiempo y aumentar nuestra productividad, nos permitirán organizar tanto tareas como actividades para mantenernos enfocados en nuestros objetivos.
Pero, ¿sabemos cuáles son esas técnicas y cómo nos pueden ayudar? Desde Kleinson te contamos qué métodos pueden ser más útiles para gestionar el tiempo en tu día a día en el entorno laboral.
Mejores técnicas para gestionar el tiempo
Técnica Pomodoro
También conocida como la técnica del temporizador, consiste en trabajar en una tarea específica durante bloques de tiempo, por lo general de 25 minutos (conocidos como pomodoros), seguidos de un breve descanso de 5 minutos. Después de completar cuatro bloques de trabajo, se toma un descanso más largo de unos 15-30 minutos.
Esta técnica aprovecha el poder de la concentración intensa y los descansos regulares para maximizar la productividad y mantener la frescura mental.
Matriz de Eisenhower
Esta técnica de priorización, también denominada matriz de importancia, ayuda a distinguir entre lo urgente y lo importante.
Las tareas se clasifican en una matriz de cuatro cuadrantes según su grado de urgencia e importancia, lo que ayuda a asignar prioridades y a enfocarse en lo que realmente importa:
Tareas importantes y urgentes
Aquellas tareas críticas que requieren atención inmediata y tienen un alto impacto en tus objetivos o responsabilidades como, por ejemplo, las crisis, los plazos inminentes, etc.
Tareas importantes pero no urgentes
Las que contribuyen significativamente a las metas a largo plazo pero que no tienen una fecha límite inmediata. Requieren planificación y dedicación, pero pueden posponerse: la planificación estratégica, el desarrollo profesional o la creación de relaciones importantes.
Tareas urgentes pero no importantes
Todas las tareas que requieren de atención inmediata, pero que tienen poco o ningún impacto en los objetivos a largo plazo: distracciones o interrupciones que pueden desviarte de tus prioridades principales; por ello, es importante tratar de minimizarlas tareas o delegarlas.
Tareas no importantes ni urgentes
En este caso, no contribuyen significativamente a tus objetivos o responsabilidades y no tienen una fecha límite inmediata. Son actividades que pueden ser consideradas como pérdida de tiempo o distracciones: revisar correos electrónicos no importantes, consultar redes sociales o realizar tareas rutinarias y repetitivas.
Técnica de Time Blocking
Consiste en asignar bloques de tiempo específicos para diferentes actividades a lo largo del día, lo que ayuda a evitar la multitarea y a mantener la concentración en una tarea a la vez, lo que reduce la probabilidad de distracciones y aumenta la eficiencia.
Esta estrategia también proporciona una sensación de control sobre el tiempo y permite una mejor organización del día.
CONTACTA CON NOSOTROS
Contacta con nuestro equipo de profesionales especializados para recibir toda la información sobre el curso de gestión del tiempo.
Método GTD (Getting Things Done)
Se enfoca en capturar todas las tareas en una lista de pendientes, luego procesarlas para determinar su importancia y urgencia, organizarlas en categorías específicas y tomar decisiones sobre qué acciones tomar con cada una. Finalmente, se ejecutan las tareas de manera sistemática, lo que ayuda a mantener la productividad y la claridad mental.
Técnica 1-3-5
Selecciona una tarea grande (1), tres tareas medianas (3) y cinco tareas pequeñas (5) para completar en el día. Este enfoque ayuda a priorizar las actividades diarias y limitar la cantidad de tareas a abordar, lo que evita sentirse abrumado por una lista interminable de responsabilidades.
Al dividir las tareas en categorías según su tamaño y complejidad, se facilita la organización y se establecen metas alcanzables para el día.
Técnica de la regla de los 2 minutos
Se basa en el principio de abordar de inmediato todas las tareas que requieren menos de 2 minutos para completarse. De esta manera, al no posponer las pequeñas tareas, se evita que se acumulen y afecten la productividad a lo largo del día.
Al implementar esta técnica, se minimiza la carga mental asociada con las pequeñas responsabilidades pendientes y se mantiene un flujo de trabajo más fluido y eficiente.
Técnica Timeboxing
Asigna un período específico de tiempo, conocido como «caja de tiempo» o timebox, a una tarea o actividad determinada para completarla. Durante este tiempo, tiene que haber un compromiso de enfocarse exclusivamente en esa tarea y evitar distracciones. El timeboxing puede aplicarse a proyectos grandes o pequeños, así como a actividades diarias.
Al proporcionarse un marco temporal claro y definido para cada tarea, se evita la procrastinación y se puede mantener el enfoque en el trabajo que se está realizando. Además, al establecer límites de tiempo, se fomenta la eficiencia al eliminar el exceso de perfeccionismo y alienta a tomar decisiones rápidas.
Método de Pareto
También conocido como el Principio 80/20, sugiere que el 20 % de tus actividades o tareas generará el 80 % de tus resultados. Por lo tanto, lo primordial es identificar y priorizar las tareas o actividades que contribuyen de manera significativa a tus objetivos y resultados deseados.
A continuación, debes concentrar la mayor parte de tu tiempo y energía en estas actividades de alto valor, mientras minimizas o delegas aquellas que tienen un impacto menor.
En resumen, cada técnica ofrece herramientas prácticas para optimizar nuestra productividad y alcanzar nuestros objetivos de manera más eficiente; tan solo es necesario encontrar cuál es la que mejor funciona para cada persona.
En Kleinson te ofrecemos una formación especializada para que los trabajadores de tu compañía aprendan los mejores métodos para lograr liberar tiempo para lo que realmente importa, reducir el estrés y aumentar la sensación de logro y satisfacción en todas las áreas de la vida.
